Schülerstammdaten importieren per CSV in TeacherStudio Android

Sie starten in ein neues Semester und haben hunderte Schüler zu pflegen? Sie schrecken davor zurück, all diese Schüler von Hand in die App zu tippen, haben aber eine Excel-Datei zur Hand, in der die Schülerdaten aufgeführt sind? Dann kann Ihnen der CSV-Import eine Menge Arbeit abnehmen!

Allgemeines zum Thema CSV

Was ist CSV? Kann ich auch aus Excel heraus importieren?

Excel ist ein sehr komplexes Format, welches unter Android nicht direkt gelesen werden kann. Ein Ausweg aus diesem Dilemma ist die Verwendung von CSV Dateien, die Sie beruflichem Umfeld womöglich bereits genutzt haben. CSV (Kommaseparierte Werte) ist ein reines Textformat, welches Datensätze zeilenbasiert aufführt. Es kann beispielsweise so aussehen:

Vorname,Nachname,Schul-Id,Adresse,Geburtsdatum,Email,Telefon
Jutta,Schmidt,ABC-123,Mauerweg 12 13456 Berlin,12.04.1990,jutta@outlook.com,485853835
Bernd,Müller,ABC-124,Schönwalder Straße 4 12634 Berlin,11.03.1991,bernd@googlemail.com,234664335
 

Eine CSV-Datei beginnt immer mit einem Überschriftsfeld, welches die Attribute und ihre Reihenfolge anzeigt. Im gegebenen Fall sagt die Überschriftszeile aus, dass ein Vorname angegeben ist, gefolgt von einem Nachnamen und einer Schul-ID (quasi eine schulintere Personenkennziffer). Im Beispiel gibt es drei Personen, die alle drei in der Überschrift aufgeführten Attribute haben, die vierte Zeile ist wiederum eine Person, die noch keine Personenkennziffer hat.

Excel kann direkt also nicht eingelesen werden – muss ich mir eine CSV Datei selbst zusammentippen?

Nein, CSV ist ein verbreitetes Format und alle gängigen Officepakete, seien es Microsoft Office, Libreoffice oder Openoffice, bieten Exportfunktionen, die die Erstellung von CSV Dateien auf Basis existierender Dateien anbieten.
Wir würden an dieser Stelle gern eine Einführung zu dem Thema CSV-Export bringen, jedoch ist eine solche Einführung sehr stark abhängig von der Struktur Ihrer Datei(en). Noch dazu haben andere dies bereits erschöpfend und ausführlich beschrieben, darum beschränken wir uns hier auf einige hilfreiche Links:

http://www.extendoffice.com/documents/excel/613-excel-export-to-csv-file.html
* http://www.computerwissen.de/office/excel/artikel/excel-dateien-als-csv-dateien-speichern.html
* http://de.wikipedia.org/wiki/Comma-separated_values

Wie funktioniert der TeacherStudio CSV Import

Welche Daten kann ich importieren?

Der Stammdaten-Importer kennt momentan 7 Attribute, die mittels CSV importiert werden können. Einige Attribute sind dabei verpflichtend, sie müssen also angegeben werden.

1. Vorname, muss gegeben sein, darf nicht leer sein!

2. Nachname, muss gegeben sein, darf nicht leer sein!

3. Geburtsdatum, optional, das Format ist TT.MM.JJJJ, also bspw. 24.12.1998

4. Adresse, optional

5. Schul-Id, optional

6. Telefon, optional

7. Email, optional

Was gibt es zu beachten?

1. Verwenden Sie als Trennzeichen das Komma oder Semikolon

2. Die Überschriftszeile muss mindestens die Attribute Vorname und Nachname in dieser Schreibweise enthalten.

3. Die Attribute müssen in der Überschriftszeile wie oben geschrieben werden! Andere Schreibweisen wie Erster Vorname, Der Geburtstag werden nicht erkannt.

4. Die erstellte Datei muss die Dateiendung „csv“ haben, der Dateiname vor der Endung ist beliebig.

Beispieldatensatz 1, eine minimale CSV Datei

Der folgende Text in einer Datei beliebigen Namens mit der Endung „.csv“ würde einen Schüler „Jutta Schmidt“ importieren:

Vorname,Nachname
Jutta,Schmidt
 

Beispieldatensatz 2, eine größere CSV Datei

Vorname,Nachname, Geburtdatum, Adresse, Schul-Id, Telefon, Email 
Jutta,Schmidt, 12.03.1995, Hauptstr. 10 12345 Musterhausen, 0815-4711/12345, 0301234567, jutta@mail.de

Wie bekomme ich den CSV Datensatz in die App

Hier haben Sie verschiedene Optionen: Sie können die Datei per SD-Card auf Ihr Gerät bringen und dort öffnen, Sie können sich die CSV-Datei per Mail auf das Gerät schicken oder auch per Chatprogramm schicken. Am Beispiel des Mailversandes sähe der Import so aus:

Öffnen der Mail

Die Mail öffnen, Klick auf den Anhang. Falls Ihr Smartphone/Tablet fragen sollte, mit welcher App der Anhang geöffnet werden soll, wählen Sie TeacherStudio.

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Anzeige des Importergebnisses

TeacherStudio liest die CSV Datei ein und präsentiert alle erfolgreich gelesenen Datensätze. Sollten Schüler dabei sein, die der App bereits bekannt sind, ist dies in der Liste markiert. Entfernen Sie ungewollte Einträge mit dem Mülleimer-Knopf.

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Schüler importieren

Wenn alle Einträge der Liste überprüft sind und importiert werden sollen, drücken Sie oben rechts auf das Bestätigungssymbol um den Import anzustossen. Die Schüler sind anschliessend in der App nutzbar und können beispielsweise zu Kursen hinzugefügt werden.
Sollten Sie den Import nicht durchführen wollen, verlassen Sie die Importsicht jederzeit durch einen Klick oben links oder mittels des Zurückknopfes.

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Kann ich auch Kurse importieren? Wie kann ich Daten exportieren?

Daten jenseits von Schülern lassen sich bisher nicht importieren. Auch Exporte sind bisher noch nicht implementiert. Bitte lasst uns wissen, was hier Euch diesbezüglich wünscht! Am hilfreichsten ist es in dem Zusammenhang, wenn Ihr uns beschreibt, wie und mit welchem Ziel ihr einen solchen Import/Export nutzen würdet.