Schülerstammdaten importieren per CSV in TeacherStudio für Windows
Ihr startet in ein neues Semester und habt hunderte von Schülern zu pflegen? Ihr schreckt davor zurück, all diese Schüler von Hand in die App zu tippen? Dann kann Ihnen der CSV-Import eine Menge Arbeit abnehmen!
Was ist CSV? Kann ich auch aus Excel heraus importieren?
Excel kann CSV-Dateien erstellen. Diese kann TeacherStudio importieren. CSV ist ein reines Textformat, welches Datensätze zeilenbasiert aufführt. Es kann beispielsweise so aussehen:
Vorname,Nachname,Schul-Id,Adresse,Geburtsdatum,Email,Telefon
Jutta,Schmidt,ABC-123,Mauerweg 12 13456 Berlin,12.04.1990,jutta@outlook.com,485853835
Bernd,Müller,ABC-124,Schönwalder Straße 4 12634 Berlin,11.03.1991,bernd@googlemail.com,234664335
Eine CSV-Datei beginnt immer mit einem Überschriftsfeld, welches die Attribute und ihre Reihenfolge anzeigt. Im gegebenen Fall sagt die Überschriftszeile aus, dass ein Vorname angegeben ist, gefolgt von einem Nachnamen und einer Schul-ID (quasi eine schulintere Personenkennziffer). Im Beispiel gibt es drei Personen, die alle drei in der Überschrift aufgeführten Attribute haben, die vierte Zeile ist wiederum eine Person, die noch keine Personenkennziffer hat.
Excel kann direkt also nicht eingelesen werden – muss ich mir eine CSV Datei selbst zusammentippen?
Nein, CSV ist ein verbreitetes Format und alle gängigen Officepakete, seien es Microsoft Office, Libreoffice oder Openoffice, bieten Exportfunktionen, die die Erstellung von CSV Dateien auf Basis existierender Dateien anbieten.
Wir würden an dieser Stelle gern eine Einführung zu dem Thema CSV-Export bringen, jedoch ist eine solche Einführung sehr stark abhängig von der Struktur der Datei(en). Noch dazu haben andere dies bereits erschöpfend und ausführlich beschrieben, darum beschränken wir uns hier auf einige hilfreiche Links:
* http://www.extendoffice.com/documents/excel/613-excel-export-to-csv-file.html
* http://www.computerwissen.de/office/excel/artikel/excel-dateien-als-csv-dateien-speichern.html
* http://de.wikipedia.org/wiki/Comma-separated_values
Ich weiss jetzt, wie ich meine CSV Datei erstellen kann! Was muss ich beachten?
1. Verwendet als Trennzeichen das Komma oder Semikolon
2. Die Überschriftszeile muss die Attribute „Vorname“ und „Nachname“ in dieser Schreibweise enthalten. Andere Schreibweise wie „Erster Vorname“, „Familienname“ oder Vergleichbares werden beim Import von TeacherStudio nicht erkannt.
3. Das Attribut „Schul-Id“ muss nicht aufgeführt werden, Vorname und Nachname sind Pflichtfelder.
4. Aktuell werden die Attribute Vorname, Nachname und Schul-Id erkannt, weitere Attribute werden noch nicht unterstützt.
5. Die erstellte Datei muss die Dateiendung „csv“ haben.
Wie sähe eine minimale, gültige CSV Datei aus? Der folgende Text in einer Datei beliebigen Namens mit der Endung „.csv“ würde einen Schüler „Jutta Schmidt“ importieren:
Vorname,Nachname
Jutta,Schmidt
Ich habe eine CSV Datei! Wie kann ich den Import starten?
Blendet die Einstellungen in TeacherStudio ein und wählt dort „Schüler importieren“.
Bei Klick auf die Schaltfläche „Importieren“ öffnet sich der Dialog zum Öffnen von Dateien. Wählt hier eure CSV-Datei aus.
Nun werden alle Schüler, die in dieser Datei gefunden werden konnte, angezeigt. Klickt alle Schüler an, die importiert werden sollen oder verwendet die Checkbox „Alle“ oben rechts. Wählt dann den Kurs, in den die Schüler importiert werden sollen und bestätigt das Ganze mit „Importieren“.
Sollten noch weitere Schüler übrig sein, bleibt der Dialog offen und ihr könnt einen anderen Kurs wählen, um die restlichen Schüler einzusortieren. Ansonsten schließt sich der Dialog und ihr erhaltet eine Bestätigung über den erfolgreichen Import.